Elektronická kancelář – konec zbytečného papírování

S rozvojem výpočetní techniky se předpokládalo, že budou automaticky ubývat stohy papírů v archivech, že vyhledávání v archivovaných dokumentech bude snadné a přehledné, ale stalo se něco, co málokdo předpokládal. Postupný rozvoj kancelářských aplikací, které byly k dispozici již koncem 90. let, kdy se navíc velká pozornost upírala k Internetu a jeho masovému využití v praxi v rámci datových toků, způsobil naopak útlum zájmu o ulehčení práce. Na trhu totiž byly tiskárny a žádná legislativní opatření neupravovala vztahy mezi zákazníkem a výrobcem (prodejcem).

úspěch při spolupráci.jpg
A tak se vesele dál tiskly stohy papírů a nic se nezměnilo. Naopak přibyla práce navíc v důsledku skladování archiválií dokumentů v šanonech.
O jistou změnu v tomto směru se postarala novelizace zákona o elektronickém podpisu 101/2010 Sb. a zákona 499/2004 Sbírky zákonů. Tím pádem došlo k úpravě vztahů mezi dodavatelem a odběratelem, a je možné vyměnit si faktury elektronicky, a to dokonce i bez nutnosti archivovat je v tiskové podobě. Archivace se provádí pouze na datová média (redundantní disková pole serverů, magnetické pásky, DVD média, externí disky a flash disky apod.)
papír v tiskárně.png

Co zvládne elektronická kancelář

· Jde o správu veškerých dokumentů v elektronické formě. Tímto způsobem lze mít pod kontrolou veškeré typy dokumentů. Provádí se způsobem tzv. client/server, tedy z osobního počítače (notebooku, chytrého telefonu) připojením do rozhraní serveru na (většinou) unix/linux platformě.
· Všechny dokumenty lze provázat na různé informační systémy, např. personální, ekonomické atd.
· Dokumenty lze vyhledávat mnoha způsoby podle rozdílných kritérií.
· Software elektronické kanceláře běžně spolupracuje s multimediálními daty a s editory Excel, Word, PowerPoint.
· V systému lze nastavit přístupová práva na úrovni jednotlivců i skupin a zabezpečení dokumentů lze provádět buď tímto způsobem, nebo šifrováním.
· Správce systému má perfektní přehled o veškerých aktivitách v souvislosti s prací na jednotlivých souborech (dokumentech).
· Všechny dokumenty se mohou archivovat buď na virtuální disková pole, nebo na různé typy médií. Doporučuje se uchovávat média v trezorech na více nezávislých místech.
· Dokumentům lze přiřadit čárové kódy.
· Software podporuje správu e-mailových schránek a další administrátorská nastavení.